Posiadanie pojazdów służbowych wiąże się szeregiem obowiązków ciążących zarówno na właścicielu pojazdu (podmiot gospodarczy) jak i jego użytkowniku (pracownik podmiotu gospodarczego, współpracownik lub zleceniobiorca). Dodatkowo zasady użytkowania samochody służbowego mogą determinować aspekty związane z różną formą (podstawą prawną) użytkowania pojazdu oraz specyfiką prowadzonej przez podmioty użytkujące działalności.
Polityka flotowa to zespół wewnętrznych regulacji podmiotu, dotyczących wszystkich kwestii związanych z funkcjonowaniem samochodów służbowych. Jest podstawą działania każdego firmowego parku samochodowego. Dzięki niej użytkownicy aut służbowych znają zasady korzystania i tryb postępowania w sytuacjach związanych z ich codziennym użytkowaniem oraz w sytuacjach awaryjnych lub incydentalnych. Dla osób zarządzających flotą to podstawa funkcjonowania.
Dobra polityka flotowa, oprócz zgodności z bieżącymi regulacjami prawnymi, musi :
- być jasna i czytelna dla wszystkich,
- uwzględniać specyfikę działalności przedsiębiorstwa,
- obejmować wszystkie możliwe sytuacje i tryb postepowania, także w zakresie pozyskiwania pojazdów,
- mieć na uwadze potrzeby użytkowników,
- uwzględniać interes gospodarczy Spółki
- być znana , zwłaszcza użytkownikom pojazdów.
Jako zbiór zasad postępowania, polityka flotowa :
- określa dokładnie reguły wykorzystania samochodów firmowych,
- obniża ryzyko błędów w ich eksploatacji,
- eliminuje luki i uchybienia w warunkach współpracy,
- obniża koszty eksploatacji.